電子郵件管理要點

中華民國91年3月處務會議通過制訂
中華民國 105年1月26日行政會議通過修正

一、目的

長庚學校財團法人長庚科技大學（以下簡稱本校），為有效管理本校全體教職員生之電子郵件帳號，確保正確及正常使用電腦資源，並了解使用電子郵件之權利與義務，依據本校組織規程第27條規定，制訂「電子郵件管理要點」（以下簡稱本要點）。

二、對象

包括專任及兼任教師、專任及約聘職技人員、及所有在校生。

三、管理單位

(一)圖書資訊處（以下簡稱本處）為本校電子郵件之管理單位。

(二)電子郵件系統及網路維護相關使用環境，若有任何重大異動時，本處需提前通知郵件使用者，使其適時調整作業。

四、使用期限與申請辦法

(一)新進同仁於人事報到填寫申請單申請專屬帳號，教職員工使用期限自到職日起至離職日止。離職時，本處提供30天之轉信服務並註銷帳號。

(二)離職同仁因職務關係得於離職前向本處申請延長使用乙次，核准延長期限以一年為限。

(三)教職員退休時可提出續用申請，惟每年7月上旬系統將寄發「帳號續用詢問email」，以確認退休人員之帳號是否需繼續保留。若於7月底前未接收到回覆email，該帳號將於8月31日起停用並註銷。

(四)學生使用期限自入學日起至畢業日止，依教務行政單位公告之學生名單由本處統一建置，如中途因故離校，依教務行政單位提供之名單註銷。

(五)兼任教師使用期限自每學期初至期末止，學期初由各系所統一向本處申請，下學期初如未繼續服務則由本處自動註銷。

(六)帳號使用者若有因職務或個人基本資料異動時（包含調職、離職、學生轉系等），本處以人事室及教務行政單位所提供之公告資料名單為主。

(七)密碼發生問題，需重新設定，請洽本處辦理。

五、權利與義務：

(一)教職員生應親自開啟電子信箱，並正確使用該信箱，定期變更密碼。

(二)使用者應定期清理其過期郵件，以確保系統及該信箱之正常運作。

(三)基於維護校園網路與資訊系統安全，網管人員依規定得進入網路系統中監督與了解使用者的使用狀況。

(四)郵件內容應以善意使用為原則，禁止散佈非法軟體，違反智慧財產權法，寄送「垃圾廣告信件」，以及具煽動性、威脅性、猥褻性、攻擊性、政治性或商業性之文字、圖片或影音。

(五)使用者若因使用電子郵件不當而導致個人權益受損，需負完全之責任。

(六)禁止將個人帳號轉借他人使用或盜用他人之帳號，如因帳號借予他人或不當使用而導致個人權益受損，使用者需負完全之責任。帳號若遭他人盜用，應儘速通知本處，作適時之處理。

(七)若發現不法或不當之行為，學生部份送請學務行政單位議處，教師部份送請教評會處理，行政同仁部份送請人事室處理，若情節嚴重涉及刑責者，則移交檢警機構辦理。